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Nutzungsbedingungen für den EXO Signature Hub

Version 2.4 — Stand 30. Oktober 2026

Anbieter: Alexander Zarenko - IT Consulting, Triebelsstraße 4, 52066 Aachen (nachfolgend „Anbieter")

Änderungen gegenüber früheren Fassungen

1. Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

1.1 Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des EXO Signature Hub (nachfolgend „Hub") durch gewerbliche Kunden (nachfolgend „Kunde").

1.2 Der Hub ist ein Zusatzdienst zur Software „EXO Signature Gateway" (nachfolgend „Gateway"). Er umfasst:

1.3 Der Hub umfasst ausdrücklich nicht den Betrieb des Gateways. Das Gateway wird in der Verantwortung des Kunden betrieben, entweder in seiner eigenen Umgebung — durch ihn selbst oder einen von ihm beauftragten Dienstleister — oder als Managed Service durch den Anbieter oder einen von ihm schriftlich autorisierten Partner. Ein Managed Service bedarf einer gesonderten Vereinbarung.

1.4 Die Nutzung des Hub setzt ein wirksames Nutzungsrecht am Gateway nach der PolyForm Internal Use License 1.0.0 bzw. einer erworbenen kommerziellen Lizenz voraus.

1.5 Diese Bedingungen gelten gegenüber Unternehmern i.S.d. § 14 BGB, juristischen Personen und rechtsfähigen Personengesellschaften. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern i.S.d. § 13 BGB erfolgt nicht.

1.6 Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

2. Verantwortungsabgrenzung

2.1 Der Kunde betreibt das Gateway eigenverantwortlich. Ihm obliegen insbesondere Bereitstellung und Absicherung der Infrastruktur, Installation und Aktualisierung, Konfiguration, Verfügbarkeit sowie Datensicherung. Beauftragt er damit einen Dienstleister oder nutzt er einen Managed Service, bleibt er gegenüber dem Anbieter verantwortlich; die Aufgabenteilung mit dem Betreiber regelt der Kunde mit diesem.

2.2 Der Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für sämtliche über das Gateway verarbeiteten Daten, insbesondere für E-Mail-Inhalte und Verkehrsdaten.

2.3 Private Schlüssel. Im Gateway erzeugte oder gespeicherte private kryptographische Schlüssel verbleiben ausschließlich in der Verfügungsgewalt des Kunden. Der Anbieter hat auf diese Schlüssel keinen Zugriff. Der Kunde ist für ihre sichere Verwahrung allein verantwortlich.

2.4 Keine qualifizierte elektronische Signatur. Die vom Gateway erzeugten S/MIME-Signaturen sind fortgeschrittene elektronische Signaturen. Sie sind keine qualifizierten elektronischen Signaturen i.S.d. Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO und entfalten nicht deren Rechtswirkungen.

2.5 Der Anbieter erbringt im Rahmen des Hub keine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO für den E-Mail-Verkehr des Kunden. Soweit im Rahmen von Supportleistungen ausnahmsweise personenbezogene Daten des Kunden verarbeitet werden, wird hierüber gesondert eine Vereinbarung geschlossen.

3. Registrierung und Zugangsdaten

3.1 Die Nutzung des Hub erfordert die Anbindung eines Gateways sowie die Registrierung des Kunden.

3.2 Der Kunde hat bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten.

3.3 Der Kunde bewahrt Zugangsdaten, API-Schlüssel und Tokens sorgfältig auf und schützt sie vor dem Zugriff Dritter.

3.4 Der Kunde zeigt dem Anbieter den Verdacht einer Kompromittierung unverzüglich an. Der Anbieter ist berechtigt, betroffene Zugänge zu sperren.

3.5 Handlungen, die über den Zugang des Kunden vorgenommen werden, sind ihm zurechenbar, soweit er die Kompromittierung zu vertreten hat.

4. Datenübermittlung an den Hub

4.1 Einmalig bei der erstmaligen Anbindung übermittelt das Gateway folgende Daten an den Hub, damit der Anbieter den Vertragsabschluss und die Annahme der Vertragsdokumente nachweisbar festhalten kann:

Diese Daten werden beim Anbieter dauerhaft gespeichert.

4.2 Im laufenden Betrieb werden Daten ausschließlich dann übermittelt, wenn der Kunde die jeweilige Funktion selbst auslöst:

4.3 Telemetriedaten werden nicht übermittelt. Das Gateway sendet weder einmalig noch laufend selbsttätig Daten an den Hub — insbesondere keine Nutzungsstatistiken, keine Mailflussdaten, keine Angaben über verarbeitete Nachrichten und keine Messung der Zahl aktivierter Postfächer. Sämtliche Übermittlungen nach Ziffer 4.2 setzen eine Handlung des Kunden voraus.

Die Zahl aktivierter Postfächer wird vom Anbieter nicht erhoben. Die Einhaltung der Lizenzgrenzen nach Ziffer 6 obliegt dem Kunden.

Eine Ausnahme besteht nur dort, wo der Kunde selbst Daten übermittelt: Lädt er im Rahmen einer Supportanfrage ein Diagnosepaket hoch (Ziffer 4.2), kann die Zahl darin enthalten sein. Der Anbieter fordert sie nicht an.

4.4 E-Mail-Inhalte, Verkehrsdaten und private Schlüssel werden nicht an den Hub übermittelt.

4.5 Der Anbieter verarbeitet die übermittelten Daten zur Vertragserfüllung und zur Dokumentation des Vertragsabschlusses.

4.6 Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung für EXO Signature Gateway und EXO Signature Hub, abrufbar unter https://sighub.zarenko.net/datenschutz sowie in der Gateway-Oberfläche unter „Rechtliche Dokumente".

5. Zertifikatsvermittlung

5.1 Der Anbieter vermittelt S/MIME-Zertifikate der über den Hub angebotenen Zertifizierungsstellen. Der Anbieter ist selbst keine Zertifizierungsstelle.

5.2 Der Kunde muss die Bedingungen der jeweiligen Zertifizierungsstelle (Subscriber Agreement, Certificate Policy, Certification Practice Statement) akzeptieren. Diese werden im Bestellvorgang zur Kenntnis gegeben. Ohne Zustimmung ist eine Ausstellung nicht möglich.

5.3 Ausstellung, Gültigkeit, Sperrung und Widerruf richten sich ausschließlich nach den Bedingungen der Zertifizierungsstelle. Der Anbieter schuldet keine Ausstellung, wenn die Zertifizierungsstelle diese verweigert.

5.4 Der Kunde ist verpflichtet, die Sperrung eines Zertifikats unverzüglich zu veranlassen, wenn der zugehörige private Schlüssel kompromittiert wurde oder die zugrundeliegende Postfachidentität nicht mehr besteht.

5.5 Bei Zertifikaten, die über den Anbieter bezogen wurden, ist dieser berechtigt, die Sperrung zu veranlassen, wenn die Zertifizierungsstelle dies verlangt, ein Missbrauchsverdacht besteht oder der Kunde mit fälligen Zahlungen in Verzug ist. Der Anbieter kündigt dies vorher an, soweit dies nach den Umständen möglich und zumutbar ist.

Nutzt der Kunde eine eigene Vertragsbeziehung zu einer Zertifizierungsstelle (Direktanbindung), ist allein er dieser gegenüber berechtigt und verpflichtet; der Anbieter kann dort keine Sperrung veranlassen. Ziffer 5.4 bleibt unberührt.

5.6 Bereits ausgestellte Zertifikate bleiben bei Beendigung dieses Vertrags bis zum Ablauf ihrer Gültigkeit bestehen, soweit die Zertifizierungsstelle nichts anderes bestimmt. Ein Anspruch auf Erneuerung besteht nach Vertragsende nicht.

6. Lizenzpflicht und Zählung (Fair Use)

6.1 Die Community Edition des Gateways darf nach der PolyForm Internal Use License 1.0.0 unentgeltlich für bis zu 100 aktivierte Postfächer genutzt werden.

6.2 Als aktiviertes Postfach gilt jeder in der Postfachverwaltung des Gateways geführte Eintrag, für den die Signaturverarbeitung oder die S/MIME-Verarbeitung aktiviert ist. Maßgeblich ist die Aktivierung, unabhängig davon, ob tatsächlich Nachrichten verarbeitet werden. Mitgezählt werden insbesondere auch gemeinsam genutzte Postfächer (Shared Mailboxes) und Gruppenpostfächer, da diese als Absender denselben Funktionsumfang nutzen wie Benutzerpostfächer.

6.3 Nicht mitgezählt werden:

6.4 Maßgeblich ist die dauerhafte Nutzung: Gezählt werden die Postfächer, die an mehr als der Hälfte der Tage eines Kalendermonats aktiviert waren. Kurzzeitige Überschreitungen — etwa während einer Migration, eines Tests oder einer vorübergehenden Doppelbelegung — bleiben außer Betracht.

6.5 Bei Überschreitung ist der Kunde verpflichtet, kostenpflichtige Lizenzen zu erwerben. Er zeigt die Überschreitung unverzüglich an. Lizenzpflichtig sind ausschließlich die Postfächer oberhalb der Freigrenze nach Ziffer 6.1. Es gelten die im Hub ausgewiesenen, jeweils gültigen Preise.

6.6 Eine Mindestabnahme besteht nicht. Ab dem ersten Postfach oberhalb der Freigrenze wird jede Lizenz einzeln erworben.

6.7 Das Gateway sperrt bei Überschreitung keine Funktionen. Die Einhaltung obliegt dem Kunden.

6.8 Der Anbieter erhebt die Zahl aktivierter Postfächer nicht und fordert sie auch nicht an (Ziffer 4.3). Ergibt sie sich aus Unterlagen, die der Kunde von sich aus übermittelt — etwa einem Diagnosepaket nach Ziffer 4.2 —, darf der Anbieter diese Angabe verwenden.

6.9 Wird eine Überschreitung festgestellt, erwirbt der Kunde die erforderlichen Lizenzen ab dem Monat, in dem er sie anzeigt oder der Anbieter von ihr Kenntnis erlangt. Eine Nachforderung für zurückliegende Zeiträume erfolgt nicht.

Dem Anbieter ist daran gelegen, dass Kunden eine Überschreitung von sich aus anzeigen. Eine rückwirkende Forderung soll dem nicht entgegenstehen.

6.10 Die Lizenzen verlängern sich automatisch um den zuletzt gewählten Zeitraum — bei monatlicher Zahlung um einen Monat, bei jährlicher Vorauszahlung um zwölf Monate. Die neue Laufzeit rechnet ab dem bisherigen Ablaufdatum, sodass keine bereits bezahlten Tage verfallen. Die Gebühr wird am Tag der Verlängerung über das hinterlegte Zahlungsmittel eingezogen; über jede Verlängerung erhält der Kunde eine Rechnung in Textform.

Das Guthaben nach Ziffer 10.6 wird für Lizenzen nicht verwendet. Es dient allein dem Zertifikatsbezug. Wer ausschließlich Lizenzen bezieht, benötigt kein Guthaben.

Scheitert der Einzug, bleibt die Lizenz bis zu ihrem Ablaufdatum gültig. Der Zahlungsdienstleister wiederholt den Versuch nach eigenem Zeitplan und unterrichtet den Kunden; der Anbieter weist den offenen Betrag zusätzlich in der Lizenzverwaltung aus.

6.11 Der Kunde kann die Lizenz jederzeit und ohne Einhaltung einer Frist beenden. Die Erklärung erfolgt über die Lizenzverwaltung im Gateway und wirkt sofort: die Lizenz endet, eine weitere Verlängerung findet nicht statt. Ab diesem Zeitpunkt gilt wieder die kostenfreie Freigrenze nach Ziffer 6.2.

Der Anbieter zahlt den bezahlten, aber nicht genutzten Anteil der Lizenzgebühr zurück. Berechnet wird er taggenau: maßgeblich ist das Verhältnis der verbleibenden Tage zur Gesamtzahl der Tage des bezahlten Zeitraums. Die Rückzahlung erfolgt auf das für die Zahlung verwendete Zahlungsmittel. Ein Rechenbeispiel enthält die Preisliste.

Wer den bereits bezahlten Zeitraum ausschöpfen möchte, erklärt die Beendigung entsprechend später; eine Beendigung mit Wirkung zum Ablaufdatum bietet der Anbieter nicht an, weil sonst zwei Beendigungswege mit verschiedenem Ergebnis nebeneinander bestünden.

6.12 Der Anbieter bestätigt die Beendigung und den zurückgezahlten Betrag in Textform. Diese Bestätigung wahrt zugleich das Formerfordernis nach Ziffer 14.4.

7. Support (Kulanzleistung)

7.1 Der Anbieter schuldet keinen Support. Unterstützungsleistungen, die der Anbieter über den Hub erbringt, erfolgen ausschließlich freiwillig und ohne Rechtsanspruch (Kulanz). Ein Anspruch auf Bearbeitung, Beantwortung, Lösung oder Erfolg besteht nicht — auch nicht bei wiederholter Gewährung in der Vergangenheit.

7.2 Es werden keine Reaktions-, Bearbeitungs- oder Wiederherstellungszeiten, keine Erreichbarkeits- oder Servicezeiten und keine Verfügbarkeit des Supportkanals zugesagt.

7.3 Der Anbieter kann Umfang, Art und Bereitstellung von Unterstützungsleistungen jederzeit ohne Ankündigung einschränken, aussetzen oder einstellen.

7.4 Aus der unentgeltlichen Erbringung von Unterstützungsleistungen ergibt sich kein Auftragsverhältnis, kein Beratungsvertrag und keine Übernahme von Verantwortung für den Betrieb des Gateways.

7.5 Der Kunde bleibt in jedem Fall selbst dafür verantwortlich, erhaltene Hinweise vor deren Umsetzung auf Eignung für seine Umgebung zu prüfen und Datensicherungen vorzuhalten.

7.6 Verbindliche Unterstützungsleistungen mit zugesagtem Umfang und zugesagten Reaktionszeiten sind ausschließlich Gegenstand einer gesonderten, entgeltlichen Vereinbarung.

8. Verfügbarkeit des Hub

8.1 Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Hub, schuldet jedoch keinen bestimmten Verfügbarkeitsgrad.

8.2 Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit angekündigt und außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt.

8.3 Eine Nichtverfügbarkeit des Hub beeinträchtigt den Betrieb des Gateways nicht. Signaturverarbeitung und S/MIME-Signierung laufen unabhängig vom Hub weiter. Betroffen sind lediglich Zertifikatsbestellungen und der Supportzugang.

9. Pflichten des Kunden

9.1 Der Kunde nutzt den Hub nicht rechtswidrig oder missbräuchlich, insbesondere nicht zur Bestellung von Zertifikaten für Postfachidentitäten, über die er nicht verfügungsberechtigt ist.

9.2 Der Kunde unternimmt keine Versuche, Lizenz- oder Zählmechanismen zu umgehen oder zu manipulieren.

9.3 Der Kunde beeinträchtigt die Funktionsfähigkeit des Hub nicht, insbesondere nicht durch automatisierte Massenabfragen.

9.4 Bei Verstößen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang nach Abmahnung zu sperren; bei schwerwiegenden Verstößen auch ohne vorherige Abmahnung.

10. Vergütung

10.1 Die Nutzung des Hub selbst ist unentgeltlich. Kostenpflichtig sind vermittelte Zertifikate, erworbene Lizenzen und gesondert vereinbarte Leistungen.

10.2 Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung im Hub ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

10.3 Die Abrechnung richtet sich nach der Leistungsart. Zertifikate werden aus einem im Voraus aufgeladenen Guthaben bezahlt (Prepaid-Verfahren). Lizenzen werden nicht über das Guthaben abgerechnet, sondern als Abonnement zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums über das hinterlegte Zahlungsmittel eingezogen. In beiden Fällen erfolgt die Zahlung vor der Leistung.

10.4 Lizenzen werden standardmäßig monatlich abgerechnet. Der Kunde kann stattdessen die jährliche Abrechnung im Voraus wählen; in diesem Fall wird der im Hub ausgewiesene Nachlass gewährt. Die Wahl der Zahlungsweise bestimmt die Laufzeit nach Ziffer 6.10.

10.5 Übersteigt die Zahl aktivierter Postfächer den durch erworbene Lizenzen und Freigrenze abgedeckten Umfang, sind entsprechend weitere Lizenzen zu erwerben. Diese werden taggenau für die verbleibende Zeit des laufenden Abrechnungszeitraums berechnet, sodass alle Lizenzen zum selben Zeitpunkt enden.

Bei einer Verringerung wird der zu viel gezahlte Anteil ebenfalls taggenau berechnet und sofort auf das verwendete Zahlungsmittel zurückgezahlt; eine Verrechnung mit einer künftigen Rechnung findet nicht statt.

10.6 Der Kunde kann die Umstellung auf Rechnungsstellung beantragen. Für diese gelten die gesonderten Zahlungsbedingungen (Rechnungskauf). Ein Anspruch auf Umstellung besteht nicht.

10.7 Nicht verbrauchtes Prepaid-Guthaben wird dem Kunden auf Verlangen jederzeit vollständig erstattet. Die Erstattung setzt weder eine Kündigung noch eine Begründung voraus und ist an keine Frist gebunden. Sie erfolgt auf das Zahlungsmittel, mit dem aufgeladen wurde. Ist dies aus Gründen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, nicht möglich, erfolgt sie durch Überweisung auf ein vom Kunden benanntes Konto. Bereits erbrachte Leistungen bleiben unberührt.

11. Haftung

11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang übernommener Garantien.

11.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht — also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

11.3 Die Haftung nach Ziffer 11.2 ist der Höhe nach auf die Summe der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Entgelte begrenzt, mindestens jedoch auf 5.000 EUR.

11.4 Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, insbesondere für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust.

11.5 Der Anbieter haftet nicht für Schäden aus dem Betrieb des Gateways durch den Kunden, insbesondere nicht für Ausfälle des Mailflusses, fehlerhafte oder unterbliebene Signaturen, Kompromittierung privater Schlüssel oder Verlust von E-Mail-Daten.

11.6 Für die Software selbst gilt vorrangig der Haftungsausschluss der anwendbaren Lizenz. Ziffer 11.1 bleibt unberührt; die dort genannte unbeschränkte Haftung wird durch den Lizenzausschluss nicht eingeschränkt.

11.7 Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

11.8 Eine Änderung der Beweislast zum Nachteil des Kunden ist damit nicht verbunden.

12. Laufzeit und Beendigung

12.1 Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit.

12.2 Der Kunde kann jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen; die Kündigung wirkt sofort. Für Lizenzen gilt zusätzlich Ziffer 6.11 (taggenaue Rückzahlung des nicht genutzten Anteils).

Der Anbieter kann mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen. Die Frist gibt dem Kunden Zeit, den Bezug von Zertifikaten anderweitig zu regeln.

12.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen trotz Mahnung, bei Manipulation der Lizenzzählung oder bei schwerwiegendem Missbrauch.

12.4 Kündigungen bedürfen der Textform. Der Erklärung in Textform gleich steht die Kündigung über die Lizenzverwaltung im Gateway (Ziffer 6.12); der Anbieter bestätigt sie in Textform. Das Kundenportal des Zahlungsdienstleisters dient der Verwaltung von Zahlungsmitteln, Rechnungen und Stammdaten; eine Kündigung ist dort nicht vorgesehen.

12.5 Mit Wirksamwerden der Kündigung endet der Zugang zum Hub. Das Nutzungsrecht am Gateway nach der jeweils anwendbaren Lizenz bleibt unberührt.

12.6 Nicht verbrauchtes Prepaid-Guthaben wird nach Ziffer 10.7 erstattet; dies gilt unabhängig von der Beendigung und bereits davor.

13. Änderung dieser Bedingungen

13.1 Der Anbieter kann diese Bedingungen ändern, soweit die Änderung durch Änderungen der Rechtslage, der Rechtsprechung, der Bedingungen der Zertifizierungsstellen oder durch Weiterentwicklung des Dienstes veranlasst ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt.

13.2 Der Anbieter zeigt die geänderte Fassung im Gateway an und weist den Kunden zusätzlich per E-Mail an die hinterlegte Adresse darauf hin.

13.3 Änderungen werden erst wirksam, wenn der Kunde ihnen im Gateway ausdrücklich zustimmt. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Es gibt weder eine Widerspruchsfrist noch eine Zustimmungsfiktion.

13.4 Bis zur Zustimmung gilt die bisherige Fassung fort. Der Kunde kann in dieser Zeit keine neuen kostenpflichtigen Leistungen beziehen — also keine Zertifikate bestellen, kein Guthaben aufladen und keine Lizenzen erwerben oder verlängern. Bereits bezahlte Leistungen und der laufende Betrieb des Gateways bleiben unberührt; insbesondere wird die Verarbeitung des Mailflusses einschließlich Signatur, S/MIME-Signatur und -Verschlüsselung nicht eingeschränkt.

13.5 Stimmt der Kunde nicht zu, endet der Vertrag mit Ablauf des bereits bezahlten Zeitraums, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Ziffer 6.11 (Erstattung des nicht genutzten Anteils) gilt entsprechend.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist Aachen.

14.3 Erfüllungsort ist Aachen.

14.4 Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Abbedingung dieses Formerfordernisses.

14.5 Der Kunde kann Rechte aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen.

14.6 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

14.7 Maßgeblich ist die deutsche Fassung. Übersetzungen dienen ausschließlich der Information.

Version 2.4 — 30. Oktober 2026