Preisliste EXO Signature Gateway und EXO Signature Hub

Version 1.4 — Stand 30. Oktober 2026

Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer und gelten gegenüber Unternehmern i.S.d. § 14 BGB, juristischen Personen und rechtsfähigen Personengesellschaften.

Änderungen gegenüber früheren Fassungen

• 1.4 (30. Oktober 2026) — Nonprofit Edition: gemeinnützige Organisationen nutzen das Gateway kostenlos und ohne Postfach-Obergrenze (Abschnitt 1). Die Preise gelten ausdrücklich auch gegenüber juristischen Personen und rechtsfähigen Personengesellschaften, etwa gemeinnützigen Vereinen.
• 1.3 (9. September 2026) — Rechenbeispiel für das 101. Postfach korrigiert (eine Lizenz, nicht zehn — es gibt keine Mindestabnahme). Individuelle Konditionen bereits ab 250 Lizenzen auf Anfrage. Zertifikats-Richtpreise: Verweis auf den Katalog (unter Vorbehalt) statt „siehe Hub".
• 1.2 (28. Juli 2026) — Abschnitt „Abrechnungsintervall für Lizenzen": Die Zahlungsweise lässt sich jederzeit ändern, nicht erst zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums. Der Wechsel wirkt sofort und wird taggenau angerechnet. Die frühere Angabe entsprach nicht dem tatsächlichen Ablauf.
• 1.1 (28. Juli 2026) — Lizenz als Abonnement: Preise je Zahlungsweise, taggenaue Abrechnung bei Beendigung und Mengenänderung, Wegfall der Mindestabnahme. Rechenbeispiele ergänzt.
• 1.0 (26. Juli 2026) — Erstfassung.

1. Software-Lizenz

Community Edition

Nutzung nach der PolyForm Internal Use License 1.0.0. Zur Zählung siehe Abschnitt 4.

Kommerzielle Lizenz

Ab dem 101. aktivierten Postfach ist eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich.

Lizenzpflichtig sind ausschließlich die Postfächer oberhalb der Freigrenze.

Keine Mindestabnahme. Ab dem 101. Postfach wird jede Lizenz einzeln erworben.

Beispiele:

Ab 250 Lizenzen (350 aktivierte Postfächer) sind individuelle Konditionen auf Anfrage möglich; die obige Staffel gilt als Listenpreis.

Nonprofit Edition

Voraussetzung ist die Anerkennung als gemeinnützige Organisation bei Microsoft for Nonprofits, ein Freistellungsbescheid (bzw. Feststellungsbescheid nach § 60a AO) oder eine gleichwertige Anerkennung im Staat des Sitzes — unabhängig von Größe und Rechtsform. Ab dem 101. Postfach stellt der Lizenzgeber auf Nachweis eine kostenfreie Nonprofit-Lizenz mit zwölf Monaten Laufzeit aus; sie wird mit erneutem Nachweis verlängert. Entfällt die Voraussetzung, endet die Nonprofit-Lizenz mit ihrer laufenden Laufzeit; danach gelten die Community Edition und die kommerzielle Lizenz. Für die Zeit davor wird nichts nachberechnet.

S/MIME-Zertifikate (Abschnitt 2) sind von der Nonprofit Edition nicht umfasst. Maßgeblich ist LICENSE.md des Gateways.

2. S/MIME-Zertifikate

Zertifikate werden über den EXO Signature Hub vermittelt. Die Ausstellung erfolgt durch die jeweilige Zertifizierungsstelle; deren Bedingungen sind im Bestellvorgang zu akzeptieren.

Die Richtpreise (unter Vorbehalt) stehen im Zertifikats-Katalog des Gateways unter Anbindung → Zertifikatsbezug. Verbindlich werden sie, sobald die Anbindung der jeweiligen Zertifizierungsstelle abgeschlossen ist.

3. Abrechnung

Zahlungsweise

Lizenzen werden als Abonnement unmittelbar über den Zahlungsdienstleister abgerechnet (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift und weitere dort angebotene Zahlungsarten). Ein Guthaben ist dafür nicht erforderlich.

Zertifikate werden aus dem Guthaben bezahlt, das im Voraus aufgeladen wird. Eine Umstellung auf Rechnungsstellung kann über den Hub beantragt werden; ein Anspruch darauf besteht nicht.

Nicht verbrauchtes Guthaben wird auf Verlangen jederzeit vollständig erstattet — ohne Kündigung, ohne Begründung, ohne Frist (Ziffer 10.7 der Nutzungsbedingungen).

Nutzung ohne Hub-Anbindung

Für Umgebungen ohne Anbindung an den EXO Signature Hub stellt der Lizenzgeber einen Lizenzschlüssel aus, der im Gateway hinterlegt wird. Der Schlüssel weist die lizenzierte Zahl von Postfächern und die Gültigkeitsdauer aus (in der Regel zwölf Monate). Abrechnung im Voraus für die gesamte Laufzeit; eine Erstattung erfolgt nicht.

Abrechnungsintervall für Lizenzen

Die Wahl der Zahlungsweise erfolgt bei Lizenzerwerb und lässt sich jederzeit ändern. Der Wechsel wirkt sofort: der nicht genutzte Anteil des laufenden Zeitraums wird taggenau auf den neuen angerechnet. Entsteht dabei ein Überschuss zugunsten des Kunden, wird er auf das verwendete Zahlungsmittel zurückgezahlt.

Die Lizenzen verlängern sich automatisch um den zuletzt gewählten Zeitraum. Die Gebühr wird am Tag der Verlängerung über das hinterlegte Zahlungsmittel eingezogen. Über jede Verlängerung wird eine Rechnung per E-Mail zugestellt.

Kündigung jederzeit, ohne Frist. Sie erfolgt in der Lizenzverwaltung im Gateway und wirkt sofort — auch mitten in einer Jahreslaufzeit. Der bezahlte, aber nicht genutzte Anteil wird taggenau berechnet und auf das verwendete Zahlungsmittel zurückgezahlt.

Rechenbeispiel bei 100 Lizenzen: Jahresvorauszahlung 1.080,00 € am 1. Januar, Kündigung am 3. April, also nach 92 von 365 Tagen. Genutzt: 92/365 × 1.080,00 € = 272,22 €. Rückzahlung: 807,78 €.

Die Lizenz endet mit der Kündigung; ab diesem Zeitpunkt gilt wieder die kostenfreie Freigrenze. Wer den bezahlten Zeitraum ausschöpfen möchte, kündigt entsprechend später.

Unterjährige Änderungen

Die Zahl der Lizenzen lässt sich jederzeit ändern. Beide Richtungen werden taggenau für die verbleibende Zeit des laufenden Abrechnungszeitraums abgerechnet, sodass alle Lizenzen zum selben Zeitpunkt enden.

Aufstockung: Die zusätzlichen Lizenzen werden sofort für die Restzeit berechnet und über das hinterlegte Zahlungsmittel eingezogen.

Rechenbeispiel: 200 aktivierte Postfächer, also 100 Lizenzen, Jahresvorauszahlung ab 1. Januar. Am 1. Mai steigt der Bedarf auf 220 Postfächer. Für die 20 zusätzlichen Lizenzen werden die verbleibenden 245 von 365 Tagen berechnet: 20 × 245/365 × 10,80 € = 144,99 €. Alle 120 Lizenzen laufen anschließend bis zum Ende des ursprünglichen Zeitraums und werden gemeinsam verlängert.

Verringerung: Der zu viel gezahlte Anteil wird taggenau berechnet und sofort auf das verwendete Zahlungsmittel zurückgezahlt — nicht erst mit der nächsten Rechnung verrechnet.

4. Zählung aktivierter Postfächer

Gezählt wird jeder in der Postfachverwaltung des Gateways geführte Eintrag, für den die Signaturverarbeitung oder die S/MIME-Verarbeitung aktiviert ist. Mitgezählt werden insbesondere auch gemeinsam genutzte Postfächer (Shared Mailboxes) und Gruppenpostfächer.

Nicht mitgezählt werden:

• Raum- und Ressourcenpostfächer (Room, Equipment),
• zusätzliche Aliasadressen eines bereits gezählten Postfachs.

Maßgeblich ist die dauerhafte Nutzung: Gezählt werden die Postfächer, die an mehr als der Hälfte der Tage eines Kalendermonats aktiviert waren. Kurzzeitige Überschreitungen — etwa während einer Migration, eines Tests oder einer vorübergehenden Doppelbelegung — bleiben außer Betracht.

5. Support

Unterstützungsleistungen über den Hub erfolgen freiwillig und ohne Rechtsanspruch. Verbindliche Unterstützung mit zugesagtem Umfang und zugesagten Reaktionszeiten ist Gegenstand einer gesonderten, entgeltlichen Vereinbarung.

Einrichtungs-, Migrations- und Beratungsleistungen werden nach Aufwand oder nach gesonderter Vereinbarung berechnet.

6. Geltung

Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung im EXO Signature Hub ausgewiesenen Preise. Diese Preisliste gibt den Stand zum oben genannten Datum wieder.

Ergänzend gelten die Nutzungsbedingungen für den EXO Signature Hub sowie die Lizenzbedingungen der jeweils genutzten Edition.

Alexander Zarenko - IT Consulting Triebelsstraße 4, 52066 Aachen

Version 1.4 — 30. Oktober 2026